Enregistrer ses réunions sans envoyer sa voix dans le cloud

Depuis quelques semaines, mon fil d’actualité se remplit de publicités pour des enregistreurs connectés. Un petit boîtier se colle au dos du téléphone, enregistre les réunions et les appels, et une IA livre quelques minutes plus tard la transcription, le résumé et la liste des actions. L’idée me parle : je rédige un compte rendu après chaque intervention, et une bonne partie de ce temps passe à reconstituer ce qui s’est dit.

Avant de commander, j’ai regardé où partent les enregistrements. C’est là que ça coince.

Le confort a un prix : vos conversations

Le modèle est presque toujours le même. L’appareil envoie l’audio dans le cloud du fabricant, la transcription et le résumé s’y fabriquent, et les fonctions avancées passent par un abonnement mensuel. Les fabricants promettent du chiffrement et assurent ne pas entraîner leurs modèles avec vos données. Je n’ai pas de raison d’en douter, mais je n’ai aucun moyen de le vérifier.

Trois questions restent sans réponse claire :

• Où sont stockées les données ? Souvent hors de l’Union européenne, avec des engagements RGPD plus ou moins détaillés selon les marques.
• Qui y accède ? Le fabricant, ses sous-traitants de stockage et de traitement, et le modèle d’IA choisi pour les résumés.
• Combien de temps ? Ça dépend de l’offre. Certaines effacent au bout de quelques mois en version gratuite, d’autres conservent tant que l’abonnement court.

Pour des notes personnelles, ce serait discutable. Pour une réunion avec un client, c’est un problème : ce n’est pas seulement ma voix qui part, c’est la sienne, avec ce qu’il me confie sur son système d’information. Un enregistrement capte tout, y compris un identifiant dicté au téléphone.

La même logique que pour le reste de mon infrastructure

Ma messagerie, mon Nextcloud et mes sites tournent sur des serveurs que j’administre moi-même. Ce n’est pas par principe : c’est parce que je sais dire où sont les données, qui y touche et comment les restaurer. Je ne vais pas faire une exception pour les conversations, qui sont sans doute ce que j’ai de plus sensible.

J’ai donc pris le problème à l’envers : séparer la captation du traitement, et garder les deux chez moi.

La chaîne que je monte

1. Capter. Pour les réunions en présentiel, un dictaphone classique, sans application ni compte : il se branche en USB comme une clé et enregistre en MP3. Pour les appels, l’enregistrement intégré à mon téléphone, qui prévient l’interlocuteur dès le début.
2. Déposer. Les fichiers arrivent dans un dossier de mon Nextcloud auto-hébergé, qui sert de boîte aux lettres.
3. Transcrire. Whisper, un modèle de reconnaissance vocale open source, tourne directement sur mon poste. Toutes les cinq minutes, un petit service vérifie s’il y a un nouvel enregistrement et le transcrit. Une fois le modèle téléchargé, aucun service extérieur n’intervient.
4. Rédiger. La transcription brute sert de matière au compte rendu, au format que j’utilise déjà pour mes clients.

Côté budget : le prix d’un dictaphone, et aucun abonnement. Whisper et Nextcloud sont des logiciels libres.

Ce que j’accepte de perdre

• Le confort du bouton unique. Il faut brancher le dictaphone et copier les fichiers. Un script le fait pour moi, mais le geste reste manuel.
• La séparation des voix. Whisper transcrit, mais ne dit pas qui parle. Pour une réunion à plusieurs, je note les participants à part.
• Le résumé instantané. Ce n’est pas l’appareil qui résume : c’est le compte rendu qui porte la synthèse, et je le relis avant de l’envoyer.

Le point que je ne cache pas

L’audio et la transcription ne quittent jamais mon infrastructure. Pour la mise en forme du compte rendu, je m’aide en revanche d’un assistant IA, et le texte de la transcription passe alors par ses serveurs. Le son, lui, reste chez moi. La différence est réelle, mais elle n’est pas totale, et je préfère le dire. Pour un échange sensible, comme un sujet RH, de santé ou un contentieux, je rédige le compte rendu à la main depuis la transcription.

Et quel que soit l’outil, une règle ne change pas : on n’enregistre personne sans le prévenir. En France, enregistrer une conversation privée sans le consentement des personnes est un délit. Je l’annonce en début de réunion, ce qui en garde aussi la trace dans l’enregistrement.

Où j’en suis

Le dictaphone est choisi, la procédure est écrite, rien n’est encore installé. Comme pour mes articles précédents, je reviendrai raconter la mise en place une fois qu’elle aura tourné, avec ce qui a coincé.

Si vous hésitez devant une de ces publicités, la question à vous poser n’est pas « est-ce que la transcription est bonne ? », mais « où partent les conversations de mes clients ? ».